Кабинет ILF A&A — руководство для команды

Обновлено: 11 августа 2026

Кабинет — единое рабочее место фирмы: дела, клиенты, документы, почта,

время, счета и общение с клиентами в одном контуре. Всё, что вы делаете

здесь, остаётся у фирмы: переписка не пропадает вместе с сотрудником,

документы не теряются в личных папках, время не восстанавливается по

памяти в конце месяца.

Это руководство описывает разделы в том порядке, в котором вы с ними

столкнётесь: сначала вход и настройка, затем ежедневная работа, потом

разделы для партнёров.

ЧАСТЬ 1. НАЧАЛО РАБОТЫ

1.1. Первый вход

Адрес кабинета: app.ilfanda.com

Вход по корпоративному адресу @ilfanda.com и паролю, который вам выдали.

При первом входе смените пароль на свой.

Двухфакторная аутентификация. Настоятельно рекомендуем включить:

Настройки → Безопасность → включить 2FA. Система покажет QR-код —

отсканируйте его приложением-аутентификатором (Google Authenticator,

Authy, встроенный в менеджер паролей).

Система выдаст резервные коды. Сохраните их не в браузере, а

отдельно: в менеджере паролей или распечатайте. Они понадобятся, если

потеряете телефон. Коды одноразовые — каждый работает один раз.

Если не можете войти: обратитесь к управляющему партнёру, доступ

восстановят. При нескольких неудачных попытках система временно

блокирует вход на 15 минут — это защита от подбора пароля, подождите

и попробуйте снова.

1.2. Подключение почты

Это первое, что стоит сделать. Без подключённой почты вы не увидите

свою переписку в кабинете.

Настройки → Моя почта

Заполните:

Хосты и порты подставляются автоматически — менять их не нужно.

Нажмите «Сохранить», затем «Проверить подключение». Статус

должен смениться на «подключено».

Загрузка истории. Кнопка «Загрузить всю историю» подтянет всю

переписку из ящика — входящие и отправленные. Для больших ящиков это

занимает время (десятки тысяч писем — час и больше). Запустите и

занимайтесь своими делами, процесс идёт в фоне.

Новые письма приходят автоматически, отдельно нажимать ничего

не нужно.

Если почта не подключается

• «Ошибка подключения» — проверьте пароль. Он должен совпадать

с паролем ящика на postbox.ilfanda.com, а не с паролем от кабинета.

• Пароль выдан с пробелами — впишите слитно, пробелы обрезаются.
• Не помогло — напишите в Обращения, разберёмся.

1.3. Профиль и рабочий день

Настройки → Профиль — ФИО, должность, телефон, подпись для писем.

Подпись подставляется во все исходящие автоматически.

Открытие дня. На главном экране кнопка «Открыть день» — она

фиксирует начало работы. Партнёры видят, кто из команды на месте.

В конце — «Завершить день».

ЧАСТЬ 2. ЕЖЕДНЕВНАЯ РАБОТА

2.1. Обзор — главный экран

Открывается при входе. Показывает:

Показатели дня: списано часов, утилизация, активные дела,

сроки на сегодня.

Процессуальные сроки — ближайшие за 7 дней. Красная цифра

означает, что срок сегодня.

Статус дня — открыт или нет, сколько в работе.

Команда сегодня — кто открыл день, кто онлайн. Помогает понять,

к кому можно обратиться прямо сейчас.

AI-агент ILF — предложения системы, требующие решения.

2.2. Почта

Раздел Каналы → Почта.

Устройство

Слева — ящики и папки:

• Моя почта — ваш ящик
• Все ящики — общая почта фирмы (доступно партнёрам)
• Папки: Входящие, Отправленные, Черновики, Отложенные, Помеченные

важным, Архив, Спам, Корзина

• Требуют утверждения — исходящие, ждущие одобрения партнёра
• По делам — письма, привязанные к конкретным делам

В центре — список писем, справа — само письмо.

Написать письмо

Кнопка «Написать».

Поле «Кому» — при клике сразу выпадает список сотрудников фирмы

с ФИО. Начните вводить имя — список сузится. Для внешних адресатов

впишите адрес целиком.

Язык — переключатель РУС / ENG / ҚАЗ / 中文 меняет язык подписи

и шаблонов.

Шаблоны — выпадающий список готовых текстов.

Форматирование — жирный, курсив, списки, ссылки, размер шрифта.

Вложения — кнопка «Файл».

Правило согласования

Исходящие письма клиентам уходят только после одобрения партнёра.

Это принципиальное правило фирмы, оно зашито в систему.

• Юрист пишет письмо → нажимает «На согласование» → письмо уходит

партнёру → после одобрения отправляется клиенту

• Партнёры отправляют напрямую

Партнёр видит очередь в папке «Требуют утверждения».

Крупные вложения

Почтовые серверы не принимают письма больше 20–25 МБ — это ограничение

электронной почты вообще, не нашей системы.

Если вложения превышают лимит, система предложит:

• Отправить ссылкой — файлы загружаются на Диск фирмы, в письмо

вставляется ссылка. Видно, кто и когда скачал документ.

• Разбить на письма — несколько писем поменьше.

Для юристов отправка ссылкой требует одобрения партнёра — как и любая

внешняя ссылка на документы.

Работа со списком

• Архив ⇄ Входящие и Спам ⇄ Входящие — перемещение в обе

стороны, кнопки в списке и в открытом письме

• «Все письма от отправителя в спам» — правило для назойливых

рассылок

• Поиск — по теме, отправителю, тексту

2.3. Клиенты

Раздел Клиенты.

Список

Карточки клиентов с выручкой за год, WIP (незавершённая работа),

суммой к оплате, ответственным партнёром и числом дел.

Фильтры: практика, юрисдикция, ответственный партнёр.

Вкладки: Все / Юрлица / Физлица / VIP.

Создание клиента

Кнопка «Новый клиент».

• Тип — физическое или юридическое лицо. Набор полей меняется

автоматически.

• ФИО или наименование — обязательно
• ИИН / БИН — нужен для подписания через ЭЦП
• Контакты — email, телефон
• Банковские реквизиты
• Источник — рекомендация, сайт, мероприятие
• Ответственные сотрудники — их дела и задачи по клиенту будут

назначаться автоматически

• Подписанный договор — Word или PDF, прикрепляется сразу

Карточка клиента

Быстрые действия: Позвонить, Открыть чат, Новое дело, Новый

документ, Новая задача, Новая встреча. Все создаются уже привязанными

к этому клиенту.

Ответственные сотрудники — добавляются по ФИО, можно менять

в любой момент.

AML / PEP скрининг — проверка на связь с публичными должностными

лицами и санкционные списки. Кнопка «Проверить».

KYC — тип документа, ИИН/БИН, проверка контрольного разряда.

Нужен для подписания через ЭЦП НУЦ.

Доступ в портал — приглашение клиента в личный кабинет

(client.ilfanda.com), где он видит свои дела и документы.

Заметки, дела, счета, переписка — по разделам ниже.

2.4. Дела

Раздел Мои дела.

Показывает активные дела фирмы, ведущих юристов, ближайшие

процессуальные сроки и WIP.

Показатели: активных дел, горящие сроки (менее 5 дней), клиентов,

трансграничные, WIP к выставлению.

Фильтры: практика (Корпоративное, Споры, Финансы/налоги,

Ресурсы/ИС), ведущий юрист, клиент. Переключатель Активные / Архив.

Создание дела

Из карточки клиента — кнопка «Новое дело» (клиент подставится сам),

либо из раздела «Мои дела» — «Новое дело».

Укажите название, отражающее суть: «Регистрация ТЗ в Китае»,

«Спор с подрядчиком по договору поставки».

Дело — основа всего. К нему привязываются задачи, документы,

переписка, время и счета. Без дела задачу создать нельзя — система

об этом предупредит.

2.5. Задачи

Раздел Задачи — внутренний трекер.

Канбан: К выполнению → В работе → На проверке → Возвращена.

Карточки перетаскиваются мышью.

Фильтры: Все / Я исполнитель / Я постановщик / Наблюдаю.

Переключатель Канбан / Список.

В карточке задачи: название, дело, срок, исполнитель, участники,

метка срочности, вложения.

Просроченные подсвечиваются красным.

2.6. Тайм-шит

Раздел Тайм-шит — учёт рабочего времени.

Таймер

• Выберите Дело или Разовая задача
• Укажите дело из списка
• Добавьте описание — что именно делаете
• Старт

Таймер идёт, пока вы работаете. По завершении — стоп, запись

сохраняется.

Таймер можно запустить из любого раздела — кнопка «Запустить таймер»

в верхней панели.

Ручные записи

«Добавить запись» — если забыли включить таймер. Укажите дату,

дело, часы, описание.

Что важно

• Billable / non-billable — отмечайте честно: billable попадает

в счёт клиенту

• Описание — по нему клиент понимает, за что платит. «Работа по

делу» не годится, нужно «Подготовка возражений на исковое заявление»

• Заполняйте в тот же день — восстановить через неделю точно

не получится

Часы за неделю — график по дням, сколько всего и сколько billable.

Экспорт XLSX — выгрузка для отчётности.

2.7. Документы

Раздел Документы — единая база фирмы.

Структура: дерево по клиентам и делам, версии, корзина.

Разделы слева: Все документы, Помеченные, На подписи, Корзина,

Диск.

Фильтры: тип, статус, «Только привилегированные» (документы,

защищённые адвокатской тайной).

Статусы: Черновик, Внутренний, На подписи, Подписан.

Работа с документом

• Загрузить — файл с компьютера
• Папка — создать структуру
• Предпросмотр — справа, без скачивания
• Поделиться — внешняя ссылка (требует одобрения партнёра)
• Версии — история изменений

Редактор документов

Встроенный редактор для создания документов по шаблонам фирмы.

Поддерживает совместную работу, комментарии, отслеживание изменений.

2.8. Диск

Раздел Диск — единое хранилище фирмы: вложенные папки, доступы,

корзина.

Выдача доступа: иконка замка у папки → выпадает список сотрудников

с ФИО → выберите уровень (Просмотр / Редактирование) → Добавить.

Доступ к подпапкам наследуется от родительской.

2.9. Календарь и процессуальные сроки

Календарь — встречи, заседания, дедлайны. Интеграция с рабочими

днями и производственным календарём РК.

Процессуальные сроки — отдельный раздел для судебных сроков:

подача апелляции, ответ на претензию, исполнение решения. Система

предупреждает заранее.

Сроки видны на главном экране и в карточке дела.

ЧАСТЬ 3. ОБЩЕНИЕ С КЛИЕНТАМИ

3.1. Мессенджер

Раздел Каналы → Мессенджер — внутренние чаты команды и защищённые

диалоги с клиентами.

Команда — рабочие чаты, личные и групповые.

Клиенты — переписка через клиентский портал.

3.2. WhatsApp

Раздел Каналы → WhatsApp.

Номер фирмы: +7 700 733 0929

Как это работает

Клиент пишет на номер фирмы → сообщение появляется в кабинете →

отвечает юрист, ведущий дело. Ответ уходит от имени фирмы, не с

личного номера. Вся история сохраняется в системе.

Если номер клиента есть в системе — переписка попадает в его

карточку, видна в разделе WhatsApp.

Если номер неизвестен — обращение создаётся во «Входящих вопросах»,

партнёр назначит юриста. Ничего не теряется.

Правило 24 часов

После сообщения клиента есть сутки, чтобы ответить свободным текстом.

Потом окно закрывается, и написать можно только утверждённым шаблоном.

Это правило Meta, не наше. Индикатор под полем ввода показывает

состояние окна.

Практический вывод: отвечайте в течение суток.

Чего в WhatsApp Business нет

• Групповых чатов — API работает только один на один
• Звонков — ни аудио, ни видео. Для встреч используем

video.ilfanda.com

• Подключения личных номеров — ваша переписка с телефона остаётся

у вас и в кабинет не попадает

Важно для клиентов

Тем, у кого остался старый чат с нашим номером в обычном WhatsApp,

нужно написать заново — старый аккаунт удалён при переходе на бизнес-

версию, у них показывается «This person is no longer on WhatsApp».

3.3. Входящие вопросы

Раздел Приём → Входящие вопросы — воронка первичных обращений.

Путь: вопрос → ориентация → коммерческое предложение → клиент.

Ничего не отправляется без явного действия партнёра.

Статусы: Новые, Ждут перевода, Ждут назначения, Ждут ответа,

Готовы к отправке, Отправлено, Отклонено, Просрочено.

Источники: сайт, China Desk, WhatsApp, вручную.

В карточке — текст обращения, первичный ответ (может быть подготовлен

AI), черновик КП, кнопки «Отправить клиенту» и «Отклонить».

3.4. China Desk

Обращения с китайского сайта (china.ilfanda.com) попадают в ту же

воронку с пометкой «Китайский сайт» и языком ZH.

Для материкового Китая WhatsApp не работает (заблокирован) — там

используется WeCom.

ЧАСТЬ 4. РАЗДЕЛЫ ДЛЯ ПАРТНЁРОВ

Эти разделы видны партнёрам и управляющим партнёрам.

4.1. Утверждение исходящих

Папка Почта → Требуют утверждения.

Здесь письма юристов, ждущие одобрения. Партнёр читает, при

необходимости правит и отправляет либо возвращает с замечанием.

Ни одно письмо клиенту не уходит в обход этой очереди.

4.2. Биллинг

Раздел Финансы → Биллинг.

Показатели: WIP (billable × ставка), оплачено за месяц, счета

на утверждении.

Финансовый обзор (управляющим партнёрам): WIP по фирме,

дебиторка, оплачено за год, прогноз.

Топ-должники — кто и сколько должен.

Выставление счёта

Кнопка «Выставить счёт»:

• Плательщик — клиент из системы или свободный ввод
• Договор — номер или произвольно
• Дело — опционально
• Сумма и валюта — KZT, USD, EUR
• Назначение платежа
• «На утверждение»

Маршрут утверждения

• Утверждает один партнёр офиса — этого достаточно
• Бухгалтер (Камилла) видит все счета, получает уведомление

и может отозвать счёт до отправки клиенту, указав причину

• Отправка клиенту — отдельное действие после утверждения

Каждое действие фиксируется: кто сформировал, кто утвердил, кто

отозвал и почему, когда отправлено.

Выгрузка в 1С

Кнопка «Выгрузка в 1С» — передача данных в бухгалтерскую систему.

4.3. Управление фирмой

Команда — сотрудники, роли, доступы, сброс паролей.

Роли по возрастанию прав:

клиент → внешний → помощник юриста → юрист → бухгалтер →

финансовый партнёр → партнёр → управляющий партнёр

Изоляция данных: юристы видят только свои дела, партнёры — всё

по фирме. Это не настройка, а принцип: доступ по необходимости.

4.4. KYC и конфликты интересов

KYC — проверка клиентов: документы, ИИН/БИН, маскированные

персональные данные, двухуровневое согласие на обработку.

Конфликты интересов — проверка перед принятием дела: нет ли у

фирмы обязательств перед противоположной стороной.

Проверять до начала работы, а не после.

4.5. Аналитика

Раздел Аналитика — загрузка команды, выручка по практикам,

динамика дел, эффективность.

ЧАСТЬ 5. ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

SIGEX и ЭЦП

Кабинет интегрирован с SIGEX — государственной платформой электронной

подписи Казахстана.

Как работает:

• Документ отправляется на подпись из кабинета
• Клиент получает ссылку на страницу SIGEX
• Подписывает своей ЭЦП НУЦ бесплатно
• Подписанный документ возвращается в дело

Для подписания нужен заполненный ИИН или БИН клиента в карточке.

ЧАСТЬ 6. ЕСЛИ ЧТО-ТО НЕ РАБОТАЕТ

Обращения

Раздел Обращения (иконка в верхней панели) — сюда пишите о любых

проблемах и предложениях.

Что указать:

• Что делали и что ожидали
• Что произошло вместо этого
• Скриншот, если возможно

Система сама записывает, на каком экране вы были.

Статусы: Новое → Принято → В работе → Готово. При смене статуса

и ответе вам придёт уведомление.

Частые вопросы

Почта не подключается — проверьте пароль от postbox.ilfanda.com,

он отличается от пароля кабинета.

Не могу войти, «слишком много попыток» — защита от подбора,

подождите 15 минут.

Потерял телефон с 2FA — резервные коды, если сохраняли. Иначе

обратитесь к управляющему партнёру.

Не вижу дело коллеги — так и задумано: доступ по необходимости.

Если нужен доступ, попросите партнёра.

Письмо не отправляется, ошибка про размер — вложения больше

лимита, используйте отправку ссылкой.

Не могу создать задачу — «нет дела» — сначала создайте дело

в карточке клиента, задачи привязываются к делам.

ЧАСТЬ 7. ЧТО В РАЗРАБОТКЕ

Разделы работают, но дорабатываются:

WhatsApp — канал запущен, идёт отладка отображения исходящих.

Клиентам номер пока не сообщаем.

AI-ассистент в WhatsApp — планируется приём обращений

круглосуточно, распознавание голосовых, первичная классификация.

Правовых консультаций бот давать не будет — только организационные

вопросы и передача юристу.

Оплата через чат (Kaspi) — планируется выставление счёта прямо

в переписке. Типовые услуги с фиксированной ценой — автоматически,

остальное после оценки партнёром.

Налоговая отчётность — интеграция форм 100.00 и 200.00,

подписание ЭЦП фирмы.

ПРИНЦИПЫ, КОТОРЫЕ ВАЖНО ПОНИМАТЬ

Адвокатская тайна. Содержимое дел защищено. Доступ выдаётся по

необходимости, не «на всякий случай». Не пересылайте материалы дел

на личную почту и в личные мессенджеры.

Ничего не уходит клиенту без одобрения партнёра. Письма, внешние

ссылки на документы, счета — всё проходит через утверждение. Это не

недоверие, а стандарт работы юрфирмы.

Всё фиксируется. Кто создал, кто изменил, кто утвердил, когда

отправлено. Аудит-лог — защита и фирмы, и сотрудника.

Переписка принадлежит фирме. Общение с клиентом через кабинет,

а не с личного номера — так история остаётся, даже если сотрудник

уходит.

Время заполняется в день работы. Не в конце недели и не в конце

месяца.

Вопросы, замечания, предложения — раздел Обращения.

Читаем все.